Документ рассматривается как некоторая СЕИ, структуру данных документов можно описать аналитически или графически.
Документы одинакового функционального назначения подвергаются унификации в части состава, наименования и форматов значений реквизитов, макета формы документов. Согласно функции управления, различают нормативно-справочные; плановые;_учетные; расчетные;_ аналитические документы.
Нормативно-справочные документы составляют основу автоматизации. К нормативно-справочным документам относятся справочники, нормативы расхода ресурсов, расценки и т.п.
Плановые документы используются для различных уровней управления, имеют и периодов планирования: стратегические, технико-экономические, оперативно-календарные планы.
Учетные документы подразделяются на группы, в зависимости от вида учета: бухгалтерского учета; статистического учета; управленческого оперативного учета.
Расчетные документы формируются в результате вычислительной обработки исходных данных, как правило, с использованием средств вычислительной техники.
Аналитические документы являются результатом дополнительной обработки ранее полученных расчетных или накопленных первичных данных за длительный период времени с применением интеллектуальных методов анализа.
При разработке форм документов необходимо обеспечить:
уникальность структуры данных документа (документы не должны дублировать друг друга по содержанию);
использование стандартных форматов для макета формы документа (А3, А4, А5);
расположение реквизитов документа по зонам (заголовочная, содержательная оформляющая);
расположения реквизитов в последовательности их заполнения или обработки (первичные, расчетные);
соблюдение установленных форматов значений реквизитов;
выделение заголовков граф (колонок), строк, границ формы;
использование сокращений слов в соответствии с правилами орфографии и пунктуации;
расшифровку условных обозначений (например, кодов номенклатур объектов);
изготовление типографского бланка (документы ручного заполнения) или программирование обработки (документы машинного заполнения) согласно чертежу формы документа и др.